檔案盒打印機是針對檔案行業特別研發生產的打印設備。主要運用于政府部門、機關、企事業單位、工程、法院、檢察院等各單位檔案管理機構和為機構提供檔案整理數字化服務的檔案服務公司。

檔案盒打印機的出現使機器代替人工填寫，減去繁雜的工作。使用墨水打印檔案盒，使得檔案盒的整理擺放更加規范。

檔案盒打印機操作簡單，所使用的墨水特性使得正常使用下，其對噴頭的損害也是比較，大大地減少了后期的維護成本。一系列的針對性的研發，使得檔案盒打印機迅速的搶占市場，同時也給人們帶來最大的便利。

檔案盒的脊背和封面書寫是檔案整理工作中一項較為繁瑣的工作，檔案整理裝盒是檔案整理服務的最終環節，在盒子和案卷上根據標準，填寫全宗號、案卷號、目錄號，部分檔案還需要填寫案卷題名便于實體檔案查找。目前的檔案整理中普遍使用的均為“手寫+張貼”檔案盒脊背和封面的方法。隨著工作的發展和要求的提升，傳統整理方式的弊端日益突出。尤其是工程、人社、醫療等檔案數量龐大，移交至綜合檔案館時需要批量更換檔案盒。

手寫速度慢，錯誤率較高，字體大小、封面格式不統一，排架美觀度受影響。

粘貼需要先進行打印，再使用漿糊粘貼，工序繁雜，而漿糊風干后容易脫落，不利于檔案長期保存。

調查研究發現，一個有經驗的檔案工作者，每天手寫檔案盒級別和卷盒數量在200個左右。粘貼檔案盒脊背和封面的方法，與傳統手寫相比美觀度、雖然效率有一定提升，但因粘貼工序的繁雜性以及易脫落的弊端，不利于檔案的管理和利用。

為了規范和提高檔案整理工作中檔案盒脊背、卷盒書寫，檔案盒打印機產生了。檔案盒打印機可以在多種規格的檔案盒上打印。排版簡單可隨意更換文字、版式內容，真正實現了單個、批量打印需求，可以配備黑、紅、藍黑等墨水，使得檔案盒的板式內容由原來的單色可向多色的選擇。